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⚖️ Formalités juridiques & Guichet Unique : un accompagnement expert pour les notaires

  • Photo du rédacteur: LEXIGO
    LEXIGO
  • 16 avr.
  • 4 min de lecture

Guichet unique et Offices notariales – Découvrez comment les offices notariales externalisent les formalités juridiques liées au Guichet Unique ; une pratique conforme sans alourdir leur quotidien.



Offices notariales et expert en formalités juridiques : un partenariat efficace pour externaliser les formalités sur le Guichet Unique


Formalités juridiques pour notaires : une solution pratique et conforme pour gérer le Guichet Unique sans perte de temps


Les notaires jouent une place essentielle dans la sécurisation des actes juridiques. Dans le prolongement de cette mission, certaines formalités administratives, comme celles liées au Guichet Unique, peuvent représenter un véritable défi : techniques, chronophages, et parfois perçues comme secondaires.


Dans ce contexte, il est pertinent d'explorer des solutions pratiques et conformes, adaptées à la réalité quotidienne des études notariales.




Le Guichet Unique : de quoi s'agit-il exactement ?


Origine et objectifs du Guichet Unique

Le Guichet Unique, mis en place depuis 2023, vise à centraliser les formalités des entreprises (création, modification, radiation, dépôt des comptes annuels) sur une seule plateforme numérique gérée par l’INPI. Ce changement s’inscrit dans une logique de simplification administrative, mais sa mise en œuvre a suscité confusion et difficultés pour de nombreux professionnels, y compris les notaires.


Quels sont les actes concernés par cette procédure ?

Pour les notaires, plusieurs actes authentiques peuvent impliquer une formalité obligatoire via le Guichet Unique :


  • Cessions de parts sociales

  • Modifications statutaires

  • Changement de dirigeant

  • Transferts de siège social

  • Dissolutions

  • Créations d'entreprises unipersonnelles (SCI, SARL, etc.)


Dès lors qu’un acte notarié a une incidence sur le registre du commerce, le notaire devient légalement tenu de réaliser la formalité via cette interface numérique.



Obligation légale du notaire face aux formalités juridiques


Article R123-89 du Code de commerce : explication claire

Selon l’article R123-89 du Code de commerce :


« Le notaire qui rédige un acte comportant, pour les parties intéressées, une incidence quelconque en matière de registre est tenu de procéder aux formalités correspondantes [...] à peine d'une amende civile de 15 à 750 euros [...] sans préjudice de sanctions disciplinaires ou civiles. »


En d’autres termes, le notaire ne peut pas se désengager de cette obligation, ni la déléguer au client, sous peine de sanctions pécuniaires et disciplinaires.


Risques encourus en cas de non-respect :

  • Amende civile pouvant aller jusqu’à 750 €

  • Engagement de la responsabilité civile du notaire

  • Sanctions disciplinaires (blâme, avertissement, etc.)

  • Perte de confiance des clients ou du parquet


Ces risques ne sont pas théoriques. Les juridictions surveillent de plus en plus le respect de ces formalités.



Pourquoi les formalités juridiques rebutent les notaires ?


Manque de temps et lourdeur administrative

La réalité est simple : un notaire est formé pour conseiller, sécuriser, authentifier, pas pour naviguer dans une interface administrative souvent instable et complexe. La procédure du Guichet Unique peut prendre plusieurs heures, générer des rejets des Greffes des Tribunaux de Commerce, et demander une expertise informatique spécifique.


Tout cela nuit à la productivité, à la sérénité... et parfois à la rentabilité.



Une solution : déléguer à un cabinet expert en formalités


Gain de temps et tranquillité d’esprit

Externaliser, ce n’est pas fuir sa responsabilité : c’est s’entourer d’experts. En confiant la gestion du Guichet Unique à un cabinet spécialisé, le notaire peut :


  • Libérer du temps pour ses dossiers à forte valeur ajoutée

  • Offrir un service complet à son client

  • Assurer un dépôt rapide et conforme


Garantie de conformité juridique

Un professionnel des formalités :

  • Suit les évolutions législatives et réglementaires en temps réel

  • Maîtrise l’outil et sait dialoguer avec l’INPI

  • Vérifie chaque pièce, chaque signature, chaque information


Le notaire reste décisionnaire, mais délègue l’exécution technique en toute sécurité.



Pourquoi faire appel à un expert des formalités est conforme à la loi


La transmission reste sous la responsabilité du notaire

Même en déléguant, le notaire reste l’auteur de l’acte. C’est son nom qui garantit l’authenticité et la sécurité juridique. Le rôle du cabinet est simplement de réaliser la formalité pour le compte du notaire, dans le respect des obligations légales.


L'expert en formalité agit comme mandataire technique

Comme le notaire fait appel à un généalogiste ou un expert immobilier, il peut aussi s’appuyer sur un intervenant extérieur de confiance, à condition que la formalité soit correctement suivie et justifiée.


Notre offre sur-mesure pour les notaires


Prise en charge complète du Guichet Unique

Nous proposons une solution clé en main : vous transmettez l’acte, nous gérons le reste. Concrètement :


  • Vérification des pièces jointes

  • Transformation en formats conformes

  • Dépôt sur le Guichet Unique

  • Suivi des éventuels rejets ou demandes complémentaires

  • Transmission du KBIS à jour et récépissés de dépôt.


Transparence, traçabilité et communication directe

Chaque étape est documentée, chaque dépôt horodaté. Vous avez un interlocuteur dédié, accessible, compétent et réactif.



Foire aux questions (FAQ)


1. Est-ce légal de déléguer la formalité du Guichet Unique ?

Oui, à condition que le notaire supervise la démarche. Le prestataire agit comme un mandataire administratif.


2. Vais-je rester responsable de l’acte ?

Oui, mais vous réduisez le risque d’erreurs techniques ou de rejet grâce à un professionnel formé.


3. Est-ce que cela me coûte cher ?

Pas du tout. Les prestations sont facturées au cas par cas, selon la complexité de votre demande.


Par exemple, l’accompagnement pour une immatriculation de SCI est proposé à 160 € HT : 💡 Une démarche bien faite du premier coup, c’est un vrai gain de temps (et d’argent).


4. Puis-je suivre l’état d’avancement de la formalité ?

Oui, nous mettons à votre disposition un outil de suivi vous permettant de suivre la formalité à chaque étape.


5. Vos services sont-ils confidentiels ?

Absolument. Nous appliquons une charte stricte de confidentialité et de protection des données.


6. Proposez-vous d’autres services juridiques ?

Oui, nous accompagnons aussi les avocats et experts-comptables dans leurs formalités juridiques.



Conclusion : se recentrer sur son cœur de métier


Le notaire n’a pas à choisir entre obligation légale et charge mentale. En externalisant les formalités via le Guichet Unique, il gagne du temps, sécurise ses pratiques et renforce la qualité de son service client.


Nous sommes là pour vous accompagner, avec discrétion, efficacité et professionnalisme.


 


Références complémentaires utiles :
 
 
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